Электронная отчетность

Понятие электронной отчетности:

Система сдачи отчетности в электронном виде – это возможность организовать безбумажный документооборот (т.е. движение документов с момента их создания/получения до момента их завершения/отправки) между предприятиями всех форм собственности и государственными органами таким образом, чтобы он был защищенным и все документы внутри системы имели статус письменного доказательства.
Такие системы позволяют передавать налоговые декларации, бухгалтерскую отчетность и иные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде без дублирования на бумаге, используя обычный доступ к Интернет.

Система сдачи электронной отчетности:

В настоящее время система сдачи  включает в себя такие государственные органы, как Федеральную налоговую службу России (ФНС РФ), Пенсионный фонд России (ПФР), Федеральную службу государственной статистики России (ФСГС РФ), Фонд обязательного медицинского страхования России (ФОМС РФ).
Схематично изобразим ее так:



Преимущества системы отправки отчетности:

1. сокращение ошибок при подготовке отчетности за счет средств выходного контроля (перед отправкой файлы отчетности проходят обязательный контроль на правильность заполнения в соответствии с требованиями формата);
2. большая экономия времени при сдаче отчетности;
3. своевременное обновление форм отчетности и средств контроля по электронной почте;
4. возможность получения общедоступной информации от налоговых органов;
5. конфиденциальность (документы передаются по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде с использованием средств криптографической защиты информации (далее СКЗИ), сертифицированных уполномоченным государственным органом, ФСБ);
6. подтверждение доставки (налоговый орган высылает протокол о приеме налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности в электронном виде).

Причины, «тормозящие» переход на сдачу отчетности в электронном виде:

Интересно, что многие налогоплательщики, имея возможность сдавать в электронном виде, все же не спешат отказываться от традиционного способа представления отчетов.
Если у электронной отчетности столько «плюсов», почему же большинство компаний все еще отдает предпочтение традиционному способу представления деклараций?
Можно назвать такие причины:


 

Все системы представления отчетности проходят обязательную сертификацию, что позволяет:

- сохранить конфиденциальность отправителя (с помощью ЭЦП)

- защитить файлы от недопустимых изменений

- идентифицировать отправителя

- корректно разрешать конфликтные ситуации

Формы отчетности, принимаемые в электронном виде

Еще раз напомним, что с 1 января 2007 года отчетность в электронной форме обязаны представлять только те компании, где среднесписочная численность составляет более 250 человек.

Фирмы с численностью персонала более 100 человек должны будут перейти на электронную отчетность с 1 января 2008 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ, который был введен Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ

Алгоритм действий при представлении отчетности в электронном виде:

Более подробную информацию о формах отчетности можно получить по дополнительному запросу в отделе по работе с клиентами

Давайте подробнее рассмотрим последовательность действий при отправке в электронном виде. Рассмотренные ниже действия выполняются автоматически, тем не менее, при организации представления отчетности, нужно очень четко представлять все этапы процедуры.

Таким образом, НП, представляющий отчетность в электронном виде по каналам связи, может считать процедуру представления отчетности выполненной, если он имеет:
1. подтверждение СОС, подписанное ЭЦП СОС и НП;
2. файл отчетности, подписанный ЭЦП НП и НО;
3. протокол, подписанный ЭЦП НО, о результатах проверки на соответствие формату.
1 Это гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в НО и невозможность внесения изменений со стороны НО без обнаружения изменений электронного документа;

Нестандартные ситуации:

Судебная практика

При рассмотрении споров о легитимности ведения документов бухгалтерского учета в электронной форме суд, как правило, встает на сторону НП.
1. Летом 1993 года юридическая фирма ЮКОН по заказу Межбанковского финансового дома разработала методику заключения финансовых сделок с использованием модема и ЭЦП. Договор об оплате заказа также был заключен с использованием ЭЦП.
Далее заказчик отказался оплатить услуги партнера, тем самым спровоцировал передачу дела в арбитражный суд г. Москвы.
28 июля 1993 года арбитражный суд завершился определением в пользу истца, признанием договора с электронной подписью правомочным.
Межбанковский финансовый дом, с которого постановлением суда взыскали 100 000 рублей, трактовал это как доказательство законности ЭЦП.
2. Отсутствие книг покупок, продаж и учета счетов-фактур, поскольку они ведутся в электронном виде
Инспекция ФНС привлекла налогоплательщика к ответственности по п.2. ст. 120 НК РФ.
Инспекцией был сделан вывод об отсутствии у налогоплательщика книг покупок, продаж и учета счетов-фактур, так как они составлялись сотрудниками бухгалтерии в электронном виде по формам, разработанным самим налогоплательщиком.
ФАС Северо-Западного округа постановлением от 6 июня 2005г. по делу № А56-17988/2004 признал недействительность решения ИМНС о привлечении налогоплательщика к ответственности на основании п. 2 ст. 120 НК РФ.
3. Использование счетов-фактур в электронном виде
Не все документы закон разрешает оформлять в электронном виде. Установленный НК РФ порядок оформления и заполнения счетов-фактур не разрешает выставлять их в электронном виде при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Это подчеркивает ФНС России в своем письме от 14 февраля 2005г. № 03-1-03/210/11 «О налоге на добавленную стоимость».
4. Представление налоговых деклараций
Одна из фирм, подключившись к системе сдачи отчетности, отправила декларацию по телекоммуникационным каналам связи. Инспекция не успела выслать подтверждение, на компанию наложили штраф по ст. 119 НК РФ за несвоевременное представление документов.
Фирма обратилась в финансовое ведомство с вопросом о правомерности такого решения.
Ответ обнадежил не только данную компанию. По мнению чиновников, в таком случае применять указанную статью неправомерно, так как нарушение — это виновно совершенное деяние. А при рассматриваемых обстоятельствах налогоплательщик не несет ответственности за сбои в работе инспекторов (письмо Минфина от 24 апреля 2006 г. №03-02-07/1-106).
Кстати, ФНС обращает внимание нижестоящих инспекций на соблюдение законодательства при получении отчетности в электронном виде. Разница в представляемых документах у малых фирм и крупных организаций огромная.
Поэтому первым разрешено не отправлять в электронном виде некоторые отчеты «Отчет об изменениях капитала» и «Отчет о движении денежных средств»). Безусловно, это возможно только в том случае, если соответствующие данные отсутствуют. Кроме того, забота о налогоплательщиках выражается также в напоминании территориальным инспекторам о неправомерности истребования документов, не предусмотренных нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности (письмо ФНС от 31 марта 2005 г. № ММ-6-01 /247@).
5. Использование ЭЦП в системе «Банк-клиент»
Между банком и юридическим лицом (далее - клиент) был заключен договор об установке абонентского места "клиент" системы "Банк - Клиент" и о признании юридической силы за цифровыми (электронными) подписями.
Данная система "Банк-Клиент" предназначена для передачи клиентами в банк платежных поручений и для получения клиентами из банка выписок по своим счетам, а также для обмена информационными сообщениями между участниками системы (п.1 Приложения № 1 к Договору).
Согласно п.10 Приложения N 1 к договору списание и зачисление средств со счета клиента должно происходить на основании электронных платежных документов.
Истец, требуя взыскать с ответчика незаконно списанные денежные средства со счета и проценты за пользование чужими денежными средствами, сослался на тот факт, что платежные поручения, по которым произошло списание, директором и главным бухгалтером данного общества не подписывались.
Суд признал электронное платежное поручение, подписанное ЭЦП генерального директора и главного бухгалтера, надлежащим доказательством волеизъявления клиентов, а документ, подписанный ЭЦП, имеющим юридическую силу (постановление ФАС Московского округа по делу № КГ-А40/3554-02 от 11.06.2002г.)
6. Необходимость предоставить выписки банка на бумажном носителе при наличии электронной формы
6.1. ФАС Центрального округа в постановлении № 172/5 от 28.04. 2000г. признал незаконными и ущемляющими интересы лиц требование налоговой инспекцией предоставлять выписки банка на бумажном носителе, подтвержденных подписями работников банка и заверенных печатью, при наличии указанных выписок в электронной форме.
Составление выписок по счету в электронной форме правомерно, законодательством предусмотрено, что документ, полученный из автоматизированной информационной системы, подтвержденный электронной цифровой подписью, имеет юридическую силу. Такие электронные документы приняты в деловом обороте между банками и их клиентами и признаны таковыми письмом Банка России от 10.02.98. N 17-П.
6.2. Аналогичный спор, но, уже руководствуясь Законом "Об ЭЦП", ФАС Волго-Вятского округа разрешил постановлением от 6.10. 2003 года №А17-842/5. Налоговый орган, отказывая в возмещении из бюджета сумм НДС, в качестве основания своего решения указало на непредставление налогоплательщиком выписки банка. Но материалы дела свидетельствовали о факте оплаты товара выписками из лицевого счета, которые банк предоставлял по системе "Банк-Клиент", а также Свифт -сообщениями, заверенными ЭЦП. Суд признал данные документы соответствующими доказательствами.
7. Техническая ошибка
7.1. Организация посредством электронной связи представила в налоговый орган налоговую декларацию. Однако документ инспекцией принят не был. И компания была привлечена к налоговой ответственности по п. 1 ст. 119 НК РФ.
Дело в том, что налогоплательщик своевременно передал декларацию через специализированного оператора связи в электронном носителе в адрес налогового органа. Этот факт подтверждается протоколом приема файлов. Однако в названии декларации была допущена техническая ошибка (декларация за год была названа декларацией за II квартал календарного года).
Не согласившись с фактом привлечения его к ответственности, налогоплательщик обратился в судебные органы. Арбитражный суд встал на его сторону (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.05.05 по делу № Ф04-2887/2005(11238-А70-26).
По мнению суда, декларация организацией была представлена своевременно. В связи с чем, отсутствует событие налогового правонарушения.
А это является обстоятельством, исключающим привлечение общества к налоговой ответственности (ст. 109 НК РФ).
7.2. Налоговая декларация по ЕНВД была представлена обществом в налоговую инспекцию в установленные сроки в электронном виде. Однако данная декларация содержала ошибки, заключающиеся в неверном указании КПП и адреса места осуществления предпринимательской деятельности. По этой причине через некоторое время организация представила в налоговые органы исправленную декларацию в электронном виде.
Правда, исправленная декларация, была подана уже с нарушением срока. В связи с этим, решением налоговой инспекции организация была привлечена к ответственности по п. 1 ст. 119 НК РФ. По мнению налогового органа, обществом были нарушены сроки представления декларации. Ведь документ с ошибками не был принят, и, следовательно, сроком представления декларации является срок представления ее в исправленном виде.
Однако арбитражный суд не поддержал налоговиков (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 20.10.05 № Ф09-4777/05-С1). Ведь налоговый орган не вправе отказать в принятии налоговой декларации. А при получении налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде (п. 2 ст. 80 ТК РФ).
7.3. Налогоплательщик представил в налоговые органы декларацию и в электронной, и в письменной форме. Так, общество было привлечено к налоговой ответственности за несвоевременное представление налоговой декларации (п. 1 ст. 119 НК РФ). Поскольку на бумажном носителе декларация была представлена организацией на два дня позже установленного срока. Однако налогоплательщик не согласился с фактом привлечения его к ответственности и обратился в суд.
Как было установлено арбитражным судом, организация своевременно представила в налоговый орган декларацию. Это подтверждается протоколом приема файла электронных документов, а также ее регистрацией. Причем этот факт налоговым образом не оспаривается
8. Платежное поручение в системе «Клиент-Сбербанк»
ФАС Московского округа в постановлении от 5.11.2003г. признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.
ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа системы «Клиент- Сбербанк», с помощью которой распоряжалось денежными средствами, находящимися на счете.
Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком».
Было установлено, что ключевая система не позволяет инициировать сеанс связи без предъявления главного ключа клиентского места, а также отправлять документы с клиентского компьютера от имени другого клиента и принимать в обработку не подписанные зарегистрированной ЭЦП документы. Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства, либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.
ФАС Московского округа в постановлении от 5.11.2003г. признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.